Digital Transformation in companies: Invoice processing as a document manager

Abstract

[eng] This thesis aims to analyze the importance of digitalization in companies, how it has forced us to change our habits and become more efficient. In particular, I would like to focus on the automation of document management, a very routine task in any organization that can be greatly improved by this digital transformation. The amount of information generated by today's companies is growing exponentially and the old storage systems have too many shortcomings. For this reason, in recent years, document managers, software programmed to perform the most routine and expensive tasks, are becoming an increasingly important part of business. To carry out this study, I decided to target the accounting department in order to determine the degree of effectiveness of a specific document manager: invoice processing

[spa] La digitalización es algo que nos caracteriza como sociedad hoy en día y, pese a que muchos la tenemos muy interiorizada, hay muchos casos en los que cuesta hacer este cambio de lo analógico a lo digital. Esto mismo pasa en muchas empresas, y es por ello mi interés en estudiar cómo afecta la transformación digital en éstas. Al tratarse de un tema muy amplio que abarca diversos conocimientos, he querido centrarme en la parte más relacionada con mis estudios; la gestión documental. Hoy en día, la cantidad de información generada por las empresas está creciendo exponencialmente al mismo tiempo que la urgencia con la que queremos disponer de dicha información y los antiguos sistemas de procesamiento y almacenamiento de toda esta documentación tienen demasiadas deficiencias. Vivimos en un mundo en el que cada segundo cuenta, por lo que la automatización nos ayuda a aprovechar al máximo nuestros recursos. Por este motivo, en los últimos años, se han hecho muy populares en España los gestores documentales, softwares programados para realizar las tareas más rutinarias y costosas. Éstos son aplicables a cualquier sector, negocio o empresa, e incluso, dentro de las empresas, en cualquier departamento. Para llevar a cabo este análisis, me he centrado en el departamento de contabilidad, para poder precisar el grado de efectividad de un gestor documental en concreto: procesamiento de facturas. El principal objetivo ha sido ver qué tan eficiente puede ser para una empresa tomar consciencia de esta transformación digital e implementar este software para hacer frente a la gestión de las facturas. Para contestar a esta cuestión, he estudiado un caso práctico; el de Volkswagen Financial Services, la entidad financiera del Grupo Volkswagen en España. Con datos reales de esta empresa, he podido llevar a cabo un análisis de lo que supone realizar este proceso de la manera tradicional y compararlo con la implementación de este gestor documental, siendo posible así ver a partir de qué volumen de facturas es viable esta inversión y las ventajas que una empresa puede llegar a obtener. Este trabajo ha sido realizado durante la pandemia mundial provocada por el virus Covid-19 y esto, aunque haya hecho que mis recursos hayan sido limitados y haya dificultado partes del análisis, también me ha hecho dar cuenta de la importancia que tiene la transformación digital en las empresas. En estos meses dónde mucha gente ha tenido que teletrabajar, se ha visto qué empresas presentaban infraestructuras necesarias para poder llevar a cabo este teletrabajo de manera satisfactoria y qué empresas, por el contrario, han carecido de sistemas y programas informáticos, no pudiendo realizar el 100% de su trabajo al no estar en la oficina con todos los documentos físicos presentes. Esto me hace pensar que, después de pasar por esta situación, muchos negocios se han de plantear una nueva forma de trabajar, viendo la eficiencia que puede traer la implementación de estos gestores documentales.