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Evaluación de los repositorios institucionales de acceso abierto en España

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Universitat de Barcelona. Departament de Biblioteconomia i Documentació

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[spa]  El acceso abierto a las publicaciones científicas implica la eliminación de barreras económicas, o de aquellas derivadas de los derechos de explotación, que limitan la difusión de la producción científica y académica. Las dos vías que se conocen para el acceso abierto son la ruta dorada, o la publicación en revistas de acceso abierto, y la ruta verde, que implica el depósito de esta producción en repositorios de acceso abierto. La creación de los repositorios institucionales responde a un apoyo de las universidades a la iniciativa del acceso abierto, que se traduce en difundir la investigación a través de los repositorios institucionales. Los objetivos principales de este estudio son dos: Evaluar el funcionamiento de los repositorios institucionales españoles de acceso abierto, a partir del establecimiento de un sistema de indicadores previamente establecido y analizar el grado de conocimiento y de satisfacción de los investigadores de la Universidad de Navarra respecto del funcionamiento del repositorio institucional DADUN y de los servicios que ofrece.
Esta investigación tiene carácter evaluativo, que utiliza distintas técnicas para la recogida de datos (análisis de contenido y encuesta distribuida online). Para el establecimiento de los indicadores, se ha realizado una revisión bibliográfica de los indicadores ya existentes y utilizados para evaluación de repositorios, y se han clasificado por categorías en función de los objetivos que persiguen y, finalmente, se han seleccionado en función de los objetivos de este estudio. Para la evaluación de los repositorios se ha realizado una encuesta a los gestores de repositorios de investigación españoles, con el objetivo de comprobar el grado de cumplimiento de los indicadores seleccionados. Para medir el grado de conocimiento y satisfacción de los usuarios del repositorio se ha realizado una encuesta a los investigadores de la Universidad de Navarra. 
La evaluación de repositorios institucionales de investigación en España se realizó a través de una encuesta a los gestores de estos repositorios sobre cinco indicadores: tecnología, procedimientos, contenidos, marketing y personal. Con el estudio de estos datos, se pretendía averiguar qué factores podían influir en el éxito del repositorio. Se pretendía, además, actualizar una investigación realizada en el 2009, cuando existían todavía pocos portales de este tipo en España. Se remitieron 66 encuestas a los gestores de repositorios, recibiéndose 46 respuestas, un 69% del total enviado. De ellas, 44 pertenecían a universidades y 2 a centros de investigación. La aplicación de los indicadores de calidad con respecto a la tecnología, procedimientos, contenidos, marketing y personal dan como resultado que al menos la mitad de los repositorios encuestados alcanzan altas puntuaciones en diferentes apartados. Este hecho indica que se está trabajando con interés en mejorar la infraestructura y la gestión de los repositorios, para que sean unos instrumentos adecuados para la difusión de la investigación de la universidad. A través del estudio de los repositorios de dos universidades que alcanzaron las más altas puntuaciones en los indicadores propuestos, se pudo concluir que en la medida en que el repositorio se alinee más con la política de la institución, es más probable que tenga éxito, porque se le dotará de medios económicos y de personal. Se establece la comparación de estos datos obtenidos con el estudio del 2009, comprobando que han aumentado el número de repositorios y se han desarrollado de un modo significativo. 
La encuesta a los investigadores de la universidad de Navarra pretendía saber el grado de conocimiento del acceso abierto a la investigación, el uso del repositorio institucional y el grado de satisfacción de los servicios aportados por el mismo, en una universidad española orientada a la investigación. Se realizó una encuesta anónima de 37 preguntas a todos los profesores, investigadores y doctorandos de la universidad. Se enviaron 1989 solicitudes por mail, recibiendo un total de 352 respuestas (17%). Se estudiaron las respuestas y se encontraron estadísticamente significativas las referentes a las opiniones sobre las revistas de acceso abierto y los servicios del repositorio. Los resultados muestran que, aunque existe un acuerdo en la necesidad del acceso abierto, sólo han puesto accesible su investigación la mitad de los encuestados (contando como acceso abierto el repositorio, páginas personales y departamentales y plataformas académicas tipo ResearchGate y Academia.edu). Este porcentaje aumenta con la edad, pues tiene relación con el estatus académico y la cantidad de producción científica. La opinión sobre las revistas de acceso abierto depende del área de investigación, y tiene que ver con el modo en que se realiza la comunicación académica y con la promoción profesional de cada materia. En concreto, los investigadores de Ciencias sociales y Humanidades coinciden en sus opiniones, y así también los de los grupos de Ciencias de la salud y de la vida y Física, Matemáticas e Ingeniería. Los servicios del repositorio que más se valoran son la corrección de datos bibliográficos en los investigadores de más edad, y la digitalización de documentos en los investigadores de Ciencias sociales y humanidades. Existe una opinión favorable sobre el acceso abierto, pero no se corresponde con el uso del repositorio institucional. La decisión de hacer accesible las publicaciones en acceso abierto depende de la recompensa académica y el reconocimiento profesional. Los servicios ofrecidos por el repositorio en esta universidad son percibidos positivamente en general, habiendo diferencias según la edad y el área de investigación del encuestado. La promoción del repositorio institucional debería hacerse de acuerdo con el área de investigación y la edad de los depositantes. Se consideran puntos importantes la interoperabilidad de los sistemas y el repositorio (especialmente el CRIS) y la formación sobre el acceso abierto de un modo más integrado en la institución. 
En este trabajo se ha presentado una propuesta de indicadores para la evaluación y seguimiento de repositorios, que incluye diversas categorías (tecnología, procesos, contenidos, marketing, personal) y que puede servir para que el repositorio sea una herramienta útil y adecuada al usuario final y a los objetivos de la institución que lo ha creado. Estos indicadores se pueden aplicar a nivel individual y también a grupos de repositorios pudiéndose así comparar entre ellos. Sin embargo, no se pretende con ello realizar un ranking de repositorios, sino comprobar cómo cada uno de ellos se alinea o no con la política de la institución, y si el hacerlo favorece su desarrollo.
En cuanto al conocimiento de los investigadores sobre el acceso abierto, se comprueba que es escaso, y que no lo relacionan con el repositorio institucional. La edad y las áreas de investigación tienen gran influencia en la participación en este proyecto. Aunque también se ha comprobado que, si se facilitan los procedimientos de introducción de los documentos interconectando el repositorio con otras herramientas de la universidad, podría impulsar la inclusión de la investigación de la universidad. 
Se facilitan futuros trabajos de investigación relacionados con esta tesis, y las limitaciones de este estudio.

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[eng]  This doctoral thesis’ objective is twofold: to establish a set of evaluation of institutional research repositories indicators and to apply these indicators to spanish institutional repositories. A secondary objective is to find out researchers’ satisfaction about an institutional repository. 
After ten years from Berlin’s declaration, it could be the adequate time to define some repositories evaluation indicators, focus on internal management and users’ satisfaction. The approach is that even there is not an only way to evaluate institutional repositories, some general criteria could be given. After making a review of the recent literature about repositories indicators, it has been developed a set of criteria that could be applied to the institutional repositories as an evaluation potential model. It has been had in mind specifically those factors about the institutional repositories’ performance related to its management. As a result, a proposal of technological, process, marketing and staff indicators is presented, the final objective being that the repository could be a useful tool for the final user and the institution.
A survey to spanish institutional repositories was conducted so as to know if these indicators were useful to evaluate the research repositories. Therefore, a set of indicators was provided to get an overview of the way in which Spanish institutional repositories are run and the services they offer their respective institutions and other users. The selected descriptors are based on aspects related to technology, procedures, content, marketing and the personnel responsible for managing repositories.

In order to establish the indicators, a thorough review of the literature was carried out to identify existing indicators that are used to assess repositories. These were divided into five categories (technology, procedures, content, marketing and personnel) with a total of 48 components. An online survey was conducted with the repositories managers of 66 Spanish research institutions in order to verify the degree of fulfilment of the selected indicators.

The survey received forty-six responses, which represented a response rate of 69%. Of these, 44 came from universities and two from research centres. Sixty-five per cent of the repositories have the capacity to import data from and export data to other university systems, mainly CRIS (32%). Most repositories have mechanisms for the large-scale import and export of metadata and digital objects (83%). The use of altmetrics in repositories is widespread (44%). Authors and librarians deposit most frequently (37% and 32%, respectively), in spite of the fact that 44% do not have full-time staff working in the repository. In more than 80% of the repositories, between 90% and 100% of the deposits are full-text documents. With respect to the tools used to promote the repository within the institution, these are primarily face-to-face training sessions (82%), followed by support materials such as manuals and help pages (65%). The academic authorities encourage open access among researchers in 56% of cases, a significant element in repository marketing. 

This work proposes a model based on five dimensions and 48 indicators to assess institutional repositories. This approach has been applied to Spanish institutional repositories to provide up-to-date information about their management procedures and promotional methods and the services they offer authors and the university community. This overview of Spanish repositories has provided an insight into the way in which repositories have evolved in recent years and allowed potential improvements to be identified based on the most advanced repositories. This model can also be exported to assess institutional repositories in other countries.

The secondary aim of this study was to determine the awareness of open access among the academic staff of a research-oriented Spanish university, their use of the institutional repository and their satisfaction with its services. An anonymous survey of 37 questions was sent to all professors, researchers and doctoral students of the University of Navarra. A total of 352 responses (17%) were received. The responses showed statistically significant differences in opinions concerning open access journals and services created on top of the repository. Although there was general agreement on the need for open access, half the respondents adopted open access practices (which included the use of the institutional repository, and other pages and academic platforms). This percentage increased with the older respondents, who were also senior members of staff with tenure and positions of authority at the university. The decision to make publications accessible in open access depends on academic reward and on professional recognition. The services offered by the repository were generally perceived positively, with differences according to the age and subject area of the respondents. The awareness of those differences might help the university library to provide faculty with training and products that suit to their needs and habits.
Limitations of the study, future research lines and final considerations are provided.

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Tesis Doctorals - Departament - Biblioteconomia, Documentació i Comunicació Audiovisual

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Evaluación de los repositorios institucionales de acceso abierto en España