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Digital Transformation in companies: Invoice processing as a document manager

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Treballs Finals del Grau de d'Administració i Direcció d'Empreses, Facultat d'Economia i Empresa, Universitat de Barcelona, Curs: 2019-2020 , Tutor: Joaquín Turmo Garuz

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[eng] This thesis aims to analyze the importance of digitalization in companies, how it has
forced us to change our habits and become more efficient. In particular, I would like to
focus on the automation of document management, a very routine task in any
organization that can be greatly improved by this digital transformation.
The amount of information generated by today's companies is growing exponentially and
the old storage systems have too many shortcomings. For this reason, in recent years,
document managers, software programmed to perform the most routine and expensive
tasks, are becoming an increasingly important part of business.
To carry out this study, I decided to target the accounting department in order to
determine the degree of effectiveness of a specific document manager: invoice
processing

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[spa] La digitalización es algo que nos caracteriza como sociedad hoy en día y, pese a que
muchos la tenemos muy interiorizada, hay muchos casos en los que cuesta hacer este
cambio de lo analógico a lo digital.
Esto mismo pasa en muchas empresas, y es por ello mi interés en estudiar cómo afecta
la transformación digital en éstas. Al tratarse de un tema muy amplio que abarca
diversos conocimientos, he querido centrarme en la parte más relacionada con mis
estudios; la gestión documental.
Hoy en día, la cantidad de información generada por las empresas está creciendo
exponencialmente al mismo tiempo que la urgencia con la que queremos disponer de
dicha información y los antiguos sistemas de procesamiento y almacenamiento de toda
esta documentación tienen demasiadas deficiencias. Vivimos en un mundo en el que
cada segundo cuenta, por lo que la automatización nos ayuda a aprovechar al máximo
nuestros recursos.
Por este motivo, en los últimos años, se han hecho muy populares en España los
gestores documentales, softwares programados para realizar las tareas más rutinarias
y costosas. Éstos son aplicables a cualquier sector, negocio o empresa, e incluso, dentro
de las empresas, en cualquier departamento. Para llevar a cabo este análisis, me he
centrado en el departamento de contabilidad, para poder precisar el grado de efectividad
de un gestor documental en concreto: procesamiento de facturas.
El principal objetivo ha sido ver qué tan eficiente puede ser para una empresa tomar
consciencia de esta transformación digital e implementar este software para hacer frente
a la gestión de las facturas.
Para contestar a esta cuestión, he estudiado un caso práctico; el de Volkswagen
Financial Services, la entidad financiera del Grupo Volkswagen en España. Con datos
reales de esta empresa, he podido llevar a cabo un análisis de lo que supone realizar
este proceso de la manera tradicional y compararlo con la implementación de este
gestor documental, siendo posible así ver a partir de qué volumen de facturas es viable
esta inversión y las ventajas que una empresa puede llegar a obtener.
Este trabajo ha sido realizado durante la pandemia mundial provocada por el virus
Covid-19 y esto, aunque haya hecho que mis recursos hayan sido limitados y haya
dificultado partes del análisis, también me ha hecho dar cuenta de la importancia que
tiene la transformación digital en las empresas. En estos meses dónde mucha gente ha
tenido que teletrabajar, se ha visto qué empresas presentaban infraestructuras necesarias para poder llevar a cabo este teletrabajo de manera satisfactoria y qué
empresas, por el contrario, han carecido de sistemas y programas informáticos, no
pudiendo realizar el 100% de su trabajo al no estar en la oficina con todos los
documentos físicos presentes.
Esto me hace pensar que, después de pasar por esta situación, muchos negocios se
han de plantear una nueva forma de trabajar, viendo la eficiencia que puede traer la
implementación de estos gestores documentales.

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Treballs Finals de Grau (TFG) - Administració i Direcció d'Empreses

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Digital Transformation in companies: Invoice processing as a document manager