Plan de preservación digital del patrimonio documental digitalizado de la Biblioteca Lafragua

Abstract

Las bibliotecas, archivos y museos que tienen bajo su custodia objetos con valor cultural recurren a proyectos de digitalización, como una forma de apoyar la conservación de los objetos y soportes físicos en donde está fijada la obra intelectual y, también, como una forma de difundir, a través de medios digitales, a mayor escala y sin restricciones de acceso, los objetos culturales resguardados;; potenciando su valoración y conocimiento. Sin embargo, en países como México, estos proyectos no han sido acompañados de un plan que asegure la preservación de sus colecciones digitales, debido en gran parte al desconocimiento del tema, que se traduce en la falta de especialistas y de proyectos que permitan gestionar los recursos necesarios para emprender este tipo de soluciones.

La Biblioteca Histórica José María Lafragua de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, que resguarda en sus repositorios un importante acervo de documentos patrimoniales no es la excepción;; la falta de conocimiento sobre la preservación digital pone en riesgo el trabajo de digitalización de varios años, así como los recursos invertidos. Es por ello que esta investigación toma como caso de estudio las colecciones digitales de la Biblioteca, basándose en sus características propias, para desarrollar un Plan de Preservación Digital, que asegure el uso continuo y a largo plazo, de sus objetos digitales y contenidos, pese a los avances tecnológicos que producen la obsolescencia digital.

Para generar conciencia y sensibilización en la materia, se explora la teoría de la Preservación Digital, se crea un marco teórico que sostiene el desarrollo del trabajo, poniendo énfasis en que la solución no pasa por un asunto tecnológico, sino por toda una variedad de aspectos que deben gestionarse, tales como los recursos humanos (roles y responsabilidades) y financieros, las cuestiones legales de los documentos, los aspectos de contenido (tipos y esquemas de metadatos a usar), los aspectos tecnológicos que intervienen, e incluso, la misma digitalización.

Posteriormente, se lleva a cabo un análisis cuantitativo de las colecciones digitales de la biblioteca para estimar las necesidades de almacenamiento y sus costes, así como un análisis cualitativo que permite realizar observaciones de mejora sobre su proceso de digitalización.

Como proceso de síntesis de los contenidos antes mencionados y tomando como base guías y directrices sobre políticas de preservación digital, se desarrollan:

• Una Política de primer nivel, que refleje el compromiso y los principios de la biblioteca para con la preservación de sus colecciones digitales, que permita agilizar su lectura, discusión y aprobación por las personas que toman las decisiones en la BUAP.

• Un catálogo de Procedimientos estructurado según la Tríada de la Preservación Digital, para abordar todos los aspectos involucrados en la preservación de los objetos digitales de la biblioteca Lafragua, considerando las entidades del modelo de referencia OAIS para su gestión.

Finalmente, ha de destacarse la propuesta de implementación que lleve a la práctica este trabajo de investigación, mediante la estructura de la Gestión de Proyectos Digitales, en la que se abordan aspectos como, las fases en que se divide la implementación –que parten de la aprobación de las políticas y procedimientos creados, hasta la gestión de los recursos financieros necesarios–, la elaboración de un plan de tareas por cada fase, un cronograma para calendarizar dichas tareas, la elaboración de un presupuesto que considera los costes de los recursos tecnológicos y humanos, e incluso, la gestión del riesgo asociado al presupuesto.